Planilha de controle de estoque: por que a quantidade nunca deve ser digitada
Quase toda planilha de estoque tem uma coluna de quantidade que alguém preenche na mão. É por isso que quase toda planilha de estoque está errada. Esta página mostra a estrutura que corrige isso.
O problema não é a planilha, é quem digita a quantidade
A montagem mais comum tem uma aba só: produto, preço e quantidade em estoque. Quando entra mercadoria, alguém aumenta o número. Quando sai, alguém diminui.
Funciona por duas semanas. Depois alguém vende e esquece de baixar, alguém recebe e anota errado, alguém corrige na pressa e apaga a linha errada. O número na tela e o número na prateleira se separam, e não existe jeito de descobrir onde foi — porque não sobrou histórico de nada.
Se uma pessoa pode digitar a quantidade, ela vai ficar errada. A quantidade tem que ser o resultado de uma conta, não um campo de digitação.
A estrutura que resolve: duas abas, não uma
O conserto é separar o que é cadastro do que é acontecimento. Produto é cadastro: existe uma vez. Entrada e saída são acontecimentos: existem muitas vezes, cada um com sua data.
| Aba | O que guarda | Quantas linhas |
|---|---|---|
| Produtos | o cadastro: código, nome, preço, estoque mínimo | uma por produto |
| Movimentações | cada entrada e cada saída, com data | cresce para sempre |
| Resumo | os totais e o alerta, calculados | nenhuma digitada |
Com as duas primeiras separadas, a quantidade em estoque deixa de ser digitada: ela vira a soma das entradas menos a soma das saídas daquele produto. Se o número estiver estranho, você abre as movimentações e vê exatamente qual linha causou.
As colunas de cada aba
Produtos — o cadastro. Uma linha por item:
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Código | identifica o produto nas movimentações sem depender do nome escrito igual |
| Produto | o nome como você fala dele |
| Categoria | para o resumo conseguir agrupar |
| Preço unitário | para calcular o valor parado em estoque |
| Estoque mínimo | o número abaixo do qual você quer ser avisado |
| Quantidade em estoque | calculada: entradas menos saídas |
| Situação | calculada: compara a quantidade com o mínimo |
Movimentações — o histórico. Uma linha por acontecimento:
| Coluna | Para que serve |
|---|---|
| Data | quando aconteceu |
| Código do produto | liga a linha ao cadastro |
| Tipo | Entrada ou Saída — é isto que decide o sinal |
| Quantidade | sempre positiva; o Tipo é que diz a direção |
| Observações | nota fiscal, fornecedor, motivo da baixa |
Repare que Quantidade é sempre positiva. Quem decide se soma ou subtrai é a coluna Tipo. Guardar número negativo para representar saída parece esperto e é a origem de metade dos erros: basta alguém esquecer o sinal uma vez.
O alerta: a única parte que evita prejuízo de verdade
Estoque mínimo é a coluna que a maioria pula, e é a que paga a planilha. Sem ela, você descobre que acabou quando o cliente pede.
A regra é simples: se a quantidade em estoque for menor ou igual ao estoque mínimo, a situação daquele produto muda para Estoque baixo e a linha acende. Você não precisa procurar — a planilha te procura.
O mínimo não é um número mágico. Comece por quanto você vende daquele item numa semana somado ao tempo que o fornecedor leva para entregar. Se você vende 10 por semana e o fornecedor demora duas, o mínimo é 20.
O que colocar no resumo
Um resumo bom cabe numa tela e responde sem você procurar:
| Indicador | Responde |
|---|---|
| Total de produtos | quantos itens diferentes você cadastrou |
| Quantidade total | quantas unidades existem somando tudo |
| Valor total em estoque | quanto dinheiro está parado na prateleira |
| Produtos com estoque baixo | de quantos você precisa cuidar hoje |
| Produtos adequados | quantos estão em paz |
O terceiro é o que costuma assustar quem nunca calculou. Estoque é dinheiro parado, e ver o número escrito muda decisão de compra.
Montar isso leva tempo. Ou não.
Tudo que está descrito aqui dá para montar no Excel na mão: são as duas abas, as fórmulas de soma condicional e a formatação que acende a linha. Uma tarde de trabalho se você já souber, um fim de semana e alguns vídeos se não souber.
A Melyqo monta esse arquivo a partir de uma frase escrita do seu jeito, e entrega o .xlsx pronto para abrir no Excel — com as duas abas ligadas, o alerta funcionando e o resumo calculado. A primeira é por nossa conta.
Se o seu caso for dinheiro em vez de mercadoria, veja também planilha de controle financeiro e contas a pagar e receber.